Klachtenafhandeling tijdens de coronacrisis
De uitvoering van de klachtafhandeling bij BOOR wordt vanwege de coronacrisis aangepast. De persoonlijke gesprekken worden vervangen door telefonische en digitale communicatie. De uitwisseling van informatie en standpunten gebeurt onder meer in meer schriftelijke rondes, zodat het de aandacht krijgt die het verdient.
De werkwijze zolang de beperkingen duren:
- Het gesprek naar aanleiding van de klacht vindt telefonisch of op een andere digitale wijze plaats. De deelnemers aan dit gesprek kunnen zijn:
* Klager(s) en een leidinggevende
* Klager(s), een leidinggevende en de klachtenfunctionaris
* Klager(s) en de klachtenfunctionaris - Er wordt een schriftelijk verslag van het gesprek gemaakt. Dit verslag wordt verzonden naar de deelnemers aan het gesprek. Op dit verslag mag door de deelnemers aan het gesprek feedback worden gegeven. Na de feedback wordt het gespreksverslag definitief gemaakt.
- Als er geen leidinggevende deel heeft genomen aan het gesprek krijgt de leidinggevende de mogelijkheid om inhoudelijk te reageren op de klacht, het definitieve gespreksverslag en eventueel de onderliggende stukken. Deze inhoudelijke reactie wordt gedeeld met de klager(s).
- Na de gesprekken, het verslag en de reactie hierop zal worden gezocht naar een passende oplossing. Wordt er geen passende oplossing gevonden, zal het management een besluit nemen en dit besluit laten weten aan de klager(s).
- Als de klager(s) het niet eens is met het door het management genomen besluit, kan deze de klacht voorleggen aan het bestuur van stichting BOOR of aan de Landelijke Klachtencommissie.
Zodra de situatie het toelaat zullen persoonlijke gesprekken weer worden hervat. We volgen daarbij de adviezen van de RIVM.